Sind virtuelle Jahrestreffen die Zukunft? Was erlaubt ist und was nicht.
In vielen Lebensbereichen hat die Digitalisierung zu Veränderungen geführt. Bankgeschäfte, Behördengänge, vieles ist einfacher geworden. Inzwischen kann man dank moderner Technologien schon mal die Wohlfühltemperatur zu Hause von unterwegs aus mit dem Smartphone einstellen. Auch Eigentümerversammlungen profitieren von den neuen Möglichkeiten, der Austausch unter den Eigentümern kann schnell und unkompliziert per E-Mail erfolgen, der Verwalter kann schnell relevante Unterlagen versenden. Virtuelle Jahrestreffen sind technisch längst möglich, aber umstritten – nicht nur, weil das Wohnungseigentümergemeinschaftsgesetz aus dem Jahr 1951 stammt.
Niemand darf von wichtigen Informationen ausgeschlossen werden
Heutzutage sind die meisten Eigentümer Verwalter online vernetzt. Neue Mieter erhalten die Hausordnung per E-Mail oder andere Unterlagen. Das geht schnell und spart Kosten und Papier. Es muss jedoch vorab geklärt werden, wie kommuniziert werden soll. Die Eigentümer müssen zustimmen. Lehnt ein Eigentümer den E-Mail-Verkehr mit dem Verwalter ab, muss er die Informationen weiterhin auf dem Postweg erhalten. Und: wer keinen Computer hat, darf nicht von wichtigen Informationen ausgeschlossen sein. Auch Vermieter müssen ihre Mieter erst um Zustimmung bitten, wenn sie mit ihnen digital kommunizieren wollen.
Bei Messenger-Diensten ist Vorsicht geboten
Messenger-Dienste wie WhatsApp, Facebook, Skype, Threema oder Signal werden privat von vielen genutzt. Experten vom Bundesfachverband der Immobilienverwalter und vom Verband Wohnen im Eigentum empfehlen, auf diese Dienste zu verzichten, wenn es um den Austausch von Informationen über die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) geht. Diese Plattformen sind ungeeignet, da es sich bei den Versammlungen um nicht-öffentliche Veranstaltungen handelt. Wer eine WEG-Chatgruppe gründen wolle, sollte darauf achten, dass der Server des Dienstes möglichst in Europa steht, die Kommunikation verschlüsselt ist und im Einklang mit der europäische Datenschutz-Grundverordnung(DSGVO) ist, die 2018 in Kraft trat.
Eigentümer können die Einrichtung von Online-Archiven anregen
Auch viele Verwalter haben inzwischen Online-Archive. Hat die Homepage einen geschützten Bereich, den akkreditierte Eigentümer mit einem Passwort nutzen können, können wichtige Unterlagen schnell heruntergeladen werden. Zum Beispiel, wenn für die Steuererklärung die Jahresabrechnung der Hausverwaltung noch fehlt. Außerdem könnten in diesem Bereich zudem Informationen zugänglich sein wie Haus- und Gemeinschaftsordnung, die Teilungserklärung, der Wirtschaftsplan, Handwerkerangebote, Energieausweis und Mietverträge. Für die Einrichtung eines solchen Online-Archivs sei kein Beschluss der WEG notwendig. Internetaffine Eigentümer können bei ihrem Verwalter die Einrichtung eines Online-Archivs anregen. Wer mitmachen möchte, bekommt ein Passwort, alle anderen bekommen alles Informationen klassisch in den Briefkasten.
Virtuelle Versammlungen sind umstritten
Zwar ist es heutzutage möglich, auch Konferenzen abzuhalten, wenn nicht alle Parteien vor Ort sind. Telefon-, oder Video-konferenzen kennen viele aus dem Berufsleben. Sie sind praktisch und sparen Zeit und Kosten, weil keiner reisen muss. Vor allem für WEG-Versammlungen, die sonst nur spärlich besucht sind, sind virtuelle Jahrestreffen eine interessante Alternative. Nötig sind nur stabiles Internet, Laptop, Tablet oder Smartphone. Allerdings ist es rechtlich stark umstritten, ob diese Art Treffen erlaubt sind.
Da die Gesetzesgrundlage zu dem Jahresversammlungen von Wohnungseigentümergemeinschaften aus den 1950er-Jahren stammt, gibt es zu dem Thema keine Anmerkungen. Allerdings stützt sich der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter bei seiner Ablehnung der virtuellen WEG-Versammlung auf ein Urteil des Amtsgerichts Königstein aus dem Jahr 2007. Demnach ist eine Telefonkonferenz keine Versammlung (Az.: 27 C 955/07).
WEG-Gesetz soll geändert werden
Die Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft können selbst entscheiden, ob sie virtuelle Jahrestreffen oder Versammlungen abhalten wollen, bei denen alle Eigentümer anwesend sein sollen. Im Zweifelsfall können Eigentümer, denen die vorgeschlagene Art des Treffens nicht passe, dagegen vorgehen. WEGs, die in ihrer Gemeinschaftsordnung verankern, dass Video- und Telefonkonferenzen als zulässig und machbar erachtet werden, sichern sich gegen solche Fälle ab. Vor allem, wenn alle Eigentümer diesen Beschluss mittragen und beim Notar unterschreiben. Ein gleichlautender Beschluss kann den Verwalter ermächtigen ein solches Schreiben aufzusetzen und zum Notar zu bringen.
In der Praxis ist die Zahl der WEGs, die so einen Beschluss auf den Weg gebracht haben nach Angaben von Experten noch gering. Bislang sei das persönliche Zusammentreffen immer noch die beste Wahl. Allerdings gibt es Bestrebungen das WEG-Gesetz zu ändern. Ob dabei der digitale Fortschritt eine Rolle spielt, ist bislang offen.
von Redaktion hamburgerimmobilien.de am 14.12.2018